Miten onnistua kiinteistötietojärjestelmän hankinnassa? Näin pääset alkuun

Kiinteistö- ja toimitilatiedon hallinta on monessa organisaatiossa edelleen hajanaista, mikä voi aiheuttaa merkittäviä haasteita niin operatiivisesti kuin strategisesti. Ilman keskitettyä järjestelmää tieto saattaa olla hajallaan eri Excel-tiedostoissa, paperidokumenteissa tai useissa erillisissä ohjelmissa, jotka eivät keskustele keskenään.

Tässä muutama esimerkki haasteista, joita organisaatiot usein kohtaavat:

• Tieto on hajallaan ja vaikeasti ylläpidettävissä. Rakennusten, tilojen ja vuokrasopimusten tiedot saattavat olla eri osastoilla eri formaateissa, mikä vaikeuttaa kokonaiskuvan hallintaa.
• Raportointi ja päätöksenteko perustuvat vanhentuneeseen tai epäluotettavaan tietoon. Kun tietoa päivitetään käsin ja eri lähteistä, virheet lisääntyvät ja päätökset tehdään epätäydellisen datan perusteella.
• Excel-helvetti: tilanhallinta ja vuokrasopimusten seuranta ilman automaatiota. Moni organisaatio aloittaa kiinteistöhallinnan Excelissä, mutta nopeasti havaitaan, ettei se skaalaudu eikä tue dynaamista raportointia.
• Tilojen käyttöasteen optimointi on vaikeaa. Ilman reaaliaikaista tietoa organisaatio voi ylläpitää tehottomasti käytettyjä tiloja ja kantaa turhia kuluja.
• Integraatioiden puute muihin järjestelmiin. Kiinteistöhallinta ei ole irrallinen osa organisaation toimintaa, vaan sen tulisi linkittyä esimerkiksi talous-, HR- ja energianhallintajärjestelmiin.

1. Määrittele tavoitteesi

Ennen kuin aloitat järjestelmävertailun, kirkasta organisaatiosi tarpeet:

• Haluatko tehostaa tilojen käyttöä ja vähentää tyhjäkäyttöä?
• Onko päätavoitteena kustannusten optimointi ja budjetointiprosessin kehittäminen?
• Tarvitsetko työkalun strategiseen kiinteistöjohtamiseen ja salkunhallintaan?

Tavoitteiden täsmentäminen auttaa sinua määrittelemään, mitä ominaisuuksia järjestelmältä edellytetään ja millaisiin ongelmiin sen tulisi tarjota ratkaisu.

2. Arvioi nykytila ja tunnista kehityskohteet

Mitä järjestelmiä käytössäsi jo on, ja missä ovat suurimmat haasteet? Onko tieto hajallaan eri paikoissa, vai puuttuuko kokonaisvaltainen näkyvyys tilankäyttöön ja kustannuksiin?

Kiinteistötietojärjestelmän tarkoitus on koota ja automatisoida tietotyötä, mikä vähentää manuaalista hallinnointia ja inhimillisiä virheitä. Tässä muutama avainkysymys, joihin kannattaa hakea vastaus:

• Mitä kiinteistö- ja toimitilatietoa organisaatiossasi tällä hetkellä kerätään?
• Missä järjestelmissä ja muodoissa se on tallennettuna?
• Kuka tarvitsee pääsyn tähän tietoon ja missä muodossa?

3. Laadi selkeä tarjouspyyntö

Kun tavoitteet ja vaatimukset ovat selvillä, on aika siirtyä hankintaprosessiin. Tarjouspyynnössä on hyvä huomioida muun muassa seuraavia asioita:

• Järjestelmän helppokäyttöisyys ja automaatio
• Datan ajantasaisuus ja raportointimahdollisuudet
• Tuki strategiseen päätöksentekoon
• Käyttäjähallinta ja integraatiot muihin järjestelmiin
• Palveluntarjoajan tuki ja asiakaspalvelu
• Palveluntarjoajan referenssit ja kyky toimittaa mitä on luvattu

Vältä sudenkuopat! Älä laadi tarjouspyyntöä nykyjärjestelmän pohjalta. Mieti sen sijaan, mitä toiminnallisuuksia todella tarvitsette tulevaisuudessa.

4. Hyödynnä asiantuntijaopas hankintasi tueksi

Olemme koonneet kattavan oppaan, joka auttaa sinua hahmottamaan kiinteistötietojärjestelmän valintakriteerit ja tarjouspyynnön keskeiset elementit. Lataa opas ja varmista, että teet oikeita valintoja organisaatiollesi.