Hybridityön haasteet: Liikaa vai liian vähän toimistotilaa?

Hybridityö on vakiintunut osaksi nykyaikaista työelämää, yhdistäen etä- ja toimistotyön joustavaksi kokonaisuudeksi. Tämä malli antaa työntekijöille vapauden valita työskentelypaikkansa, mutta samalla se haastaa organisaatiot tilankäytön, työympäristön suunnittelun ja yhteisöllisyyden ylläpidon osalta.

Jotta tietotyöläisen työ olisi tehokasta ja toimivaa, yritysten on varmistettava, että toimistot tarjoavat aitojen tarpeiden mukaisia tilaratkaisuja niin keskittymistä vaativaan työhön, kuin yhteistyöhön ja tiimityöhön. Dataa ja analytiikkaa hyödyntämällä voidaan optimoida tilojen käyttö siten, että työympäristö tukee työntekijöiden tarpeita ja edistää samalla liiketoiminnan tavoitteita.

Toimistojen ja eri tilojen käyttöaste voi vaihdella päivittäin, mikä korostaa toimivien ja joustavien tilaratkaisujen tarvetta. Tilankäytön optimointiin tarvitaan erityisiä tilankäytön raportointityökaluja, joilla voidaan:

• Seurata toimistotilojen todellista käyttöastetta: Data kertoo, mitkä tilat ovat eniten ja vähiten käytössä.
• Kehittää ja muuttaa joustavasti tilaratkaisuja: Avoimen työalueen, neuvottelutilojen, hiljaisten työtilojen ja muiden resurssien tarvetta voidaan arvioida ja mukauttaa.
• Ennustaa tulevaa: Analytiikan perusteella organisaatiot voivat tehdä investointeja tilojen kehittämiseen, ei vain tässä hetkessä vaan myös tulevaisuutta ajatellen.

Tyypillinen tilankäytön raportointityökalu -asiakas

Tyypillinen yritys, joka haluaa tehostaa ja parantaa työympäristönsä käyttöä dataan perustuvilla päätöksillä on:

• 500–2000 työntekijän yritys, tai yritys, jolla on toimipisteitä eri lokaatioissa.
• Pääkonttori tai kampus, jossa ei ole nimettyjä työpisteitä, ja tilankäyttö vaihtelee päivittäin.
• Yritys, jonka johdolla ei ole tarkkaa tietoa siitä, kuinka paljon tilaa todella tarvitaan. Tämä voi johtaa joko liian suuriin (ja kalliisiin) tiloihin tai liian ahtaisiin työympäristöihin, jotka heikentävät työntekijäkokemusta.

Tilankäytön raportointityökalu tarjoaa reaaliaikaista analytiikkaa ja raportointia, jonka avulla voidaan tehdä faktapohjaisia päätöksiä tilojen optimoinnista ja kehittämisestä.

Tilankäytön raportointityökalun rooli hybridityöstrategiassa

Hybridityöstrategian luomiseen ei ole olemassa valmista mallia, mutta useat käytännön esimerkit osoittavat, että sopivan tilankäytön raportointi- ja seurantatyökalu voi olla suurena tukena, kun mietitään, millainen työympäristö sitä tukee parhaiten.

Kokemuksemme mukaan organisaatiot voivat saavuttaa merkittäviä hyötyjä:

• Tuottavuuden parantamiseen: Optimaaliset työolosuhteet lisäävät tehokkuutta ja työn sujuvuutta.
• Kustannuksiin: Työympäristön käyttöasteen seuranta näyttää huipputunnit, päivät ja kuukaudet, paljastaen eri ajanjaksojen trendit. Tämä tieto on arvokasta esimerkiksi energian kulutuksen optimoinnissa ja jopa siivousaikataulujen suunnittelussa.
• Työntekijöiden sitoutuminen: Hyvin suunniteltu ja työntekijöiden tarpeita vastaava työympäristö tukee työntekijäkokemusta ja organisaation vetovoimaisuutta.

Yhteisöllisyyden ja organisaatiokulttuurin ylläpitäminen

Vaikka hybridityö vähentää fyysistä läsnäoloa toimistolla, yhteisöllisyyden ja yrityskulttuurin ylläpitäminen on edelleen tärkeää. Toimiston vetovoimaisuus ei perustu pelkästään tiloihin, vaan myös esimerkiksi siihen, millainen organisaatiokulttuuri on ja millainen työyhteisön ilmapiiri ja yhteishenki vallitsee. Raportointi- ja analyysityökalut eivät yksin rakenna yrityksen kulttuuria, mutta ne voivat toimia tukena halutunlaisen työympäristön ja työkulttuurin saavuttamisessa.

Jatkuva datan seuranta varmistaa, että työympäristö pysyy tarkoituksenmukaisena ja tukee organisaation tavoitteita pitkällä aikavälillä.

Miten sinä varmistat, että toimistotilanne ja työympäristönne tukevat hybridityötä parhaalla mahdollisella tavalla – ei vaan tässä hetkessä vaan myös tulevaisuudessa?

Ei arvailuja – katso ilmainen demo siitä miten EG Worksense auttaa hyödyntämään toimiston tilankäyttöä tehokkaasti vähentäen niin kustannuksia kuin samalla parantaen työntekijöiden käyttäjäkokemusta!