Yleisimpiä virheitä energia- ja kiinteistöhallintajärjestelmien hankinnoissa – ja kuinka vältät ne
On monia tapoja epäonnistua hankinnassa. Osa on pieniä, toiset todella kalliita. Ja juuri kun on kyse energianseurantajärjestelmästä (EMS) ja kiinteistöhallintajärjestelmästä (FMS), väärän investoinnin hinta ei ole pelkästään taloudellinen. Se voi myös hidastaa digitalisaatiota, energiastrategiaa ja vastuullisuustyötä.
Mitä siis useimmiten menee pieleen? Ja miten varmistat, ettei sama tapahdu teillä? Tässä yleisimmät virheet ja konkreettiset keinot niiden välttämiseen.
1. Valitaan ratkaisu tähän hetkeen – ei tulevaisuuteen
Järjestelmä, joka ratkaisee tämän päivän tarpeet mutta ei kasva mukana, harvoin kannattaa pitkällä aikavälillä. Kiinteistösalkut muuttuvat. Sääntely päivittyy. Teknologia kehittyy. Valitun järjestelmän on kestettävä muutoksia – muuten olet tekemässä uutta hankintaa muutaman vuoden kuluttua.
Mitä tehdä toisin: Ajattele skaalautuvuutta, integraatioita ja tulevia tarpeita alusta alkaen. Valitse järjestelmä, joka on tehty kestämään aikaa.
2. Hinta ohjaa liikaa
Halvimman vaihtoehdon valitseminen voi tuntua turvalliselta paperilla. Mutta matalan hankintahinnan taakse voi kätkeytyä korkeat piilokustannukset: kallis tuki, heikko käytettävyys, ongelmat integraatioissa tai laajat päivitystarpeet.
Mitä tehdä toisin: Keskity kokonaiskustannuksiin (TCO) – eli kustannuksiin koko elinkaaren aikana. Vertaile arvoa, älä vain hintalappua.
3. Vaatimusten määrittely jää epäselväksi – ja tarjoukset sen mukaisiksi
Kun vaatimukset ovat epäselviä, saatat saada tarjouksia, jotka eivät vastaa todellisiin tarpeisiin. Tyypillinen merkki tästä on se, että tarjoukset poikkeavat toisistaan huomattavasti, jolloin niitä on vaikea vertailla tai arvioida.
Mitä tehdä toisin: Käytä aikaa todellisten tarpeiden määrittelyyn. Hyödynnä selkeitä toiminnallisia vaatimuksia, mitattavia tavoitteita ja kuvauksia työnkulusta.
4. Järjestelmiä ei testata ennen päätöstä
Paperilla järjestelmä voi näyttää hyvältä, mutta todellinen näyttö saadaan vasta käytännössä. Ilman demoa tai käyttäjätestausta on vaikea arvioida, miten järjestelmä toimii oikeasti.
Mitä tehdä toisin: Järjestä ohjatut demo-sessiot. Valmistele testiskenaarioita. Ota mukaan käyttäjiä eri yksiköistä. Kokeile järjestelmää käytännössä.
5. Toimittajan pitkäjänteinen kyvykkyys aliarvioidaan
Tyylikäs käyttöliittymä ei kerro vielä mitään siitä, onko toimittaja vakaa pitkällä aikavälillä. Saako tukea, kun sitä tarvitaan? Onko heillä resursseja kehittää järjestelmää jatkossa? Onko kokemusta vastaavista asiakkaista?
Mitä tehdä toisin: Pyydä referenssejä. Tarkista taloudellinen tilanne ja kokemus. Valitse kumppani – älä vain tuotetta.
6. Käyttäjiä ei oteta huomioon
Järjestelmä voi olla kuinka teknisesti kehittynyt tahansa – mutta jos kukaan ei osaa käyttää sitä, koko idea kaatuu. Pahimmillaan järjestelmää ei käytetä lainkaan.
Mitä tehdä toisin: Panosta käytettävyyteen ja suunnittele koulutupolku. Ota käyttäjät mukaan varhain ja anna heidän tarpeidensa ohjata käyttöliittymää.
7. Käyttöönottoa aliarvioidaan
Uuden järjestelmän käyttöönotto ei ole pelkkä tekninen projekti vaan muutosprosessi. Usein aliarvioidaan sisäisen viestinnän, koulutuksen ja käyttöönoton tuen tarve.
Mitä tehdä toisin: Laadi selkeä suunnitelma käyttöönotolle ja muutosjohtamiselle. Varaa aikaa, resursseja ja viestintää. Tarjoa tukea, jotta järjestelmää oikeasti otetaan käyttöön.
Yhteenveto? Kannattaa miettiä ennen kuin tekee.
Täydellistä hankintaa ei ole. Mutta oikealla valmistautumisella, oikeilla kysymyksillä ja pienellä ennakoinnilla voit välttää suurimmat sudenkuopat. EMS- ja FMS-järjestelmissä hankinta ei ole pelkkä ostotapahtuma – vaan valinta, joka vaikuttaa koko organisaation kestävyyteen, tehokkuuteen ja tulevaan kehitykseen.
Haluatko välttää aloittamasta tyhjältä pöydältä?
Lataa Systems in Sync 2025 – käytännön työkalu sinulle, joka olet hankkimassa energia- ja kiinteistöhallintajärjestelmää. Oppaassa on valmiita pohjia, tarkistuslistoja ja strategisia vinkkejä, joiden avulla saat etulyöntiaseman seuraavassa hankinnassasi.