Tarpeesta hankintaan: Askel askeleelta kohti oikeaa energia- ja kiinteistöhallintajärjestelmää
Kaikki alkaa usein tunteesta. Että jokin ei toimi niin kuin pitäisi. Että järjestelmät eivät keskustele keskenään. Että energiatiedot ovat hajallaan eri työkaluissa. Tai että raportointiin kuluu kohtuuttomasti aikaa.
Siinä kohtaa syntyy oivallus: Asialle on tehtävä jotain. Tarvitsemme uuden energianseurantajärjestelmän (EMS). Tai kiinteistöhallintajärjestelmän (FMS). Tai ehkä molemmat – integroituna.
Mutta mistä aloittaa? Ja miten välttää eksymästä vaatimusten, toimittajien ja teknisten termien viidakkoon?
Tässä on yleiskatsaus polusta kohti järjestelmähankintaa. Kohdat on poimittu oppaasta Systems in Sync 2025.
1. Tunnista tarpeet – ja tee se yhdessä
Ensimmäinen askel on helppo ohittaa, mutta se on ratkaiseva. Käytä aikaa nykytilan ymmärtämiseen. Mikä toimii? Mikä ei? Ja miksi? Ota mukaan muitakin kuin IT tai ylläpito. Anna talouden, kestävyyden, hallinnon ja käyttäjien tuoda esiin omat näkökulmansa.
Mitä useampi ääni kuuluu alussa, sitä paremmat mahdollisuudet löytää kestävä ratkaisu.
2. Määrittele selkeä tavoitetila
Mihin haluatte järjestelmän auttavan? Energian kustannusten vähentämiseen? Ympäristöraportoinnin parantamiseen? Tehokkaampaan kiinteistönpitoon? Selkeät tavoitteet ohjaavat hankintaa – ja auttavat sekä teitä että toimittajia keskittymään olennaiseen.
Bonuksena: selkeä tavoitetila toimii myös muutoksen läpiviennin tukena myöhemmin.
3. Tutki markkinoita ja käy vuoropuhelua
Ennen kuin kirjoitat vaatimuslistan, keskustele ratkaisutoimittajien kanssa. Katso, mitä on tarjolla. Mikä on alan standardi? Mitä on mahdollista? Mitä on tulossa? Varhainen vuoropuhelu toimittajien kanssa voi tarjota arvokkaita oivalluksia ja säästää monelta vaivalta myöhemmin.
Monet hankinnat onnistuvat paremmin, kun tietää, mitä voi ylipäätään pyytää.
4. Laadi tasapainoinen vaatimusmäärittely
Vaatimusten määrittely on hankinnan ydin. Mutta siinä on helppo mennä harhaan – joko liian epämääräisiin kuvauksiin tai pitkään yksityiskohtien listaan.
Vinkki: Keskity siihen, mitä järjestelmän tulee mahdollistaa – ei vain siihen, mitä sen pitää sisältää. Ja muista sisällyttää vaatimukset tietoturvasta, tuesta, koulutuksesta ja kehityksestä!
5. Toteuta hankinta – kokonaisuutta unohtamatta
Kun hankinta on käynnissä, on tärkeää pitää mielessä sekä yksityiskohdat että suurempi kuva. Varmista, että arviointikriteerit heijastavat sitä, mikä todella on tärkeää.
Ja muista: hinta ei ole kaikki. Käytettävyys, referenssit, tulevaisuuden kestävyys ja toimittajan yhteistyökyky painavat usein pitkällä aikavälillä enemmän.
6. Suunnittele käyttöönotto jo nyt
Kun järjestelmä on hankittu, työ vasta alkaa. Siirtymä vanhasta uuteen vaatii resursseja, selkeää viestintää ja huolellista koulutusta.
Onnistuneimmat käyttöönottoprojektit perustuvat suunnitelmaan, joka on tehty jo ennen sopimuksen allekirjoittamista.
7. Seuraa, kehitä ja paranna
Hyvä EMS tai FMS ei ole päätepiste – vaan työkalu jatkuvaan kehittämiseen. Seuraa, miten hyvin järjestelmä täyttää tavoitteet. Kysy käyttäjien palautetta. Jatka vuoropuhelua toimittajan kanssa.
Järjestelmän ei tule vain toimia – sen tulee auttaa teitä kehittymään.
Hankinta on myös mahdollisuus
Uuden järjestelmän hankinta tai vaihto voi tuntua kuormittavalta. Mutta samalla se on tilaisuus ajatella uudella tavalla. Vahvistaa sisäistä yhteistyötä. Ottaa merkittäviä askelia kohti energiatehokkuutta, kestävyyttä ja älykkäämpää kiinteistönhallintaa.