Näin onnistut vaatimusten määrittelyssä EMS- ja FMS-hankinnoissa
Vaatimusten määrittely. Jo pelkkä sana voi saada kokeneenkin hankinta-asiantuntijan kulmakarvat kohoamaan. Se kuulostaa tekniseltä, byrokraattiselta ja hieman raskaalta. Todellisuudessa se on kuitenkin yksi tärkeimmistä avaimista onnistuneeseen investointiin. Sillä kun on kyse energianseurantajärjestelmästä (EMS) tai kiinteistöhallintajärjestelmästä (FMS), ero “hyvän paperilla” ja “hyvän käytännössä” välillä on usein juuri vaatimusten määrittelyssä.
Mitä siis tulisi ottaa huomioon vaatimuksia laatiessa? Mistä tietää, mikä on kohtuullista – ja mikä täysin välttämätöntä? Tässä katsaus, joka tekee työstäsi hieman helpompaa.
Aloita toiminnasta – älä tekniikasta
On houkuttelevaa lähteä liikkeelle tarkistus- ja toimintalistoista. Mutta ennen kuin uppoudut käyttöliittymiin, rajapintoihin ja tietolähteisiin – ota askel taaksepäin. Mitä ongelmia yritätte ratkaista? Mitä käyttäjät tarvitsevat? Mihin tavoitteisiin järjestelmän pitäisi vastata?
Hyvä vaatimusmäärittely lähtee todellisuudesta. Ei teknologiasta.
Ajattele toimintoa ennen muotoa – mutta älä unohda käyttäjää
On helppo mennä joko liian yksityiskohtaiseksi tai liian epämääräiseksi. Tärkeintä on löytää tasapaino. Kuvaile, mitä järjestelmän tulisi mahdollistaa, älä vain miten sen pitäisi toimia.
Esimerkki:
❌ “Järjestelmässä tulee olla punainen nappi tiedonvientiin.”
✅ “Järjestelmän tulee mahdollistaa energiatietojen vienti käyttäjäystävällisessä muodossa (esim. Excel, CSV).”
Samalla: älä unohda ihmisiä. Tehokaskaan työkalu ei auta, jos kukaan ei osaa käyttää sitä. Varmista, että vaatimuksiin sisältyy myös käytettävyyttä, koulutusta ja käyttöliittymää koskevia kohtia.
Tietoturva ja vaatimustenmukaisuus eivät ole lisä – ne ovat perusvaatimuksia
Sekä EMS että FMS käsittelevät arkaluonteista tietoa: energiankäyttöä, kiinteistötietoja ja joskus myös henkilötietoja. Vaatimukset tietoturvasta, GDPR:stä, tietojen säilyttämisestä EU-/ETA-alueella ja vaikkapa ISO/IEC 27001 -sertifioinnista eivät ole “ylimääräistä” – ne ovat välttämättömyyksiä.
Kysy toimittajalta, miten he toteuttavat tietoturvaa käytännössä. Ja sisällytä se sopimukseen.
Valitse vaatimuksia, joita voi verrata – ei tulkita
Yksi yleisimmistä virheistä hankinnoissa on kirjoittaa niin yleisluontoisia vaatimuksia, että toimittajat tulkitsevat ne kukin omalla tavallaan. Lopputuloksena on tarjouksia, joita ei voi vertailla keskenään. Ole siis konkreettinen.
Esimerkki:
❌ “Järjestelmän tulee olla käyttäjäystävällinen.”
✅ “Järjestelmän tulee olla käytettävissä ilman teknistä taustatietoa lyhyen, enintään kahden tunnin koulutuksen jälkeen.”
Mitä mitattavampaa ja vertailukelpoisempaa, sitä parempi pohja päätöksille.
Älä unohda “pehmeämpiä” vaatimuksia
Järjestelmä on yksi asia. Mutta toimittaja on vähintään yhtä tärkeä. Onko heillä kokemusta vastaavanlaisista organisaatioista? Tarjoavatko he jatkuvaa tukea? Miten he hoitavat käyttöönoton, koulutuksen ja datan siirron?
Tällaisia asioita voi tuntua vaikealta vaatia – mutta erot toimijoiden välillä voivat olla suuria. Parempi kysyä ajoissa kuin pettyä myöhemmin.
Toiminnallinen, tulevaisuuteen katsova ja organisaatiossa läpiviety, sellainen on hyvä vaatimuslista
Hyvä vaatimusmäärittely EMS- ja FMS-järjestelmille:
✅ Perustuu organisaation konkreettisiin tarpeisiin
✅ Sisältää sekä tekniset, operatiiviset että käyttäjäläheiset vaatimukset
✅ Kattaa tietoturvan, vaatimustenmukaisuuden ja integraatiot
✅ On seurattavissa, sekä hankinnan että käytön aikana
✅ Määrittää myös toimittajan vastuut, tuen ja yhteistyön
Ja ennen kaikkea: määrittely on ankkuroitu organisaatioon. Ota mukaan käyttäjät, tekninen henkilöstö, päätöksentekijät – ja ennen kaikkea ne, jotka käyttävät järjestelmää päivittäin.
Haluatko välttää tyhjästä aloittamisen?
Systems in Sync 2025 -oppaassa on valmiit pohjat vaatimusten määrittelyyn, käyttötapauksiin ja tarjouspyyntöteksteihin – sovitettu sekä EMS- että FMS-hankintoihin. Täydellinen sinulle, joka haluat säästää aikaa, välttää sudenkuopat ja saavuttaa ammattimaisen lopputuloksen heti.