10 periaatetta onnistuneeseen energia- ja kiinteistöhallintajärjestelmän hankintaan
Energiankulutuksen seurantajärjestelmän (EMS) tai kiinteistöhallintajärjestelmän (FMS) hankinta ei ole pelkästään tekninen prosessi – se on myös strateginen valinta. Ja kuten usein strategisten päätösten kohdalla: oikein rakennettu lähtökohta säästää aikaa, rahaa ja hermoja myöhemmin.
Miten siis suunnistaa oikein hankintaviidakossa? Tässä kymmenen periaatetta, jotka tekevät matkasta sujuvamman ja osuvamman – työskenteletpä sitten julkisella sektorilla tai yksityisellä puolella kiinteistönhallinnan parissa.
1. Anna tavoitteiden ohjata – ei pelkkien toimintojen
Älä aloita listauksista, vaan visiosta. Mitä haluatte järjestelmällä saavuttaa? Parempaa energianhallintaa? Helpompaa raportointia? Kestävyystavoitteita? Kun tavoitteet ovat selkeät, on helpompi määritellä oikeat vaatimukset.
2. Katso pidemmälle kuin hankintahintaa
Tiedämme – budjetilla on merkitystä. Mutta todelliset kustannukset eivät piile ostohetkessä, vaan kaikessa sen jälkeen tulevassa: käytössä, tuessa, päivityksissä ja integraatioissa. Siksi on tärkeää tunnistaa nämä lisäkustannukset jo aikaisessa vaiheessa – eli kokonaiskustannus, ja arvioida, kestääkö investointi aikaa.
3. Varmista säädösten noudattaminen alusta alkaen
Työskenteletkö julkisella sektorilla? Silloin tiedätkin, että vaatimukset tietosuojasta, turvallisuudesta ja seurannasta eivät ole neuvoteltavissa. Mutta myös yksityisille toimijoille voi tulla kalliiksi tinkiä GDPR:stä, CSRD:stä tai ISO-standardeista. Ota ne mukaan vaatimuksiin heti.
4. Valitse järjestelmä, joka kasvaa mukana
Entä jos ostatte lisää kiinteistöjä? Tai jos lainsäädäntö muuttuu? Skaalautuva järjestelmä mukautuu tulevaisuuden muutoksiin ilman, että se täytyy vaihtaa. Usein on edullisempaa ajatella isosti jo alussa.
5. Varaa aikaa – ei vain rahaa
Monet hankinnat kaatuvat liian tiukkoihin aikatauluhin. Mutta hyvä päätös vaatii harkintaa. Varaa kalenterista aikaa markkinavuoropuhelulle, käyttäjähaastatteluille ja järjestelmän arvioinnille. Tämä on aikaa, joka maksaa itsensä takaisin – moninkertaisesti.
6. Kutsu oikeat ihmiset mukaan heti alussa
Energiapäällikkö, kiinteistövastaava, IT ja talous. Jokaisella on sanottavaa ja saavutettavaa oikealla järjestelmällä. Kun useampia ääniä kuullaan jo alussa, lopputuloksesta tulee parempi.
7. Katso pidemmälle kuin toimintoihin – arvioi toimittaja
Toimiiko järjestelmä teoriassa? Hienoa. Mutta miten se toimii käytännössä? Kuinka nopeasti tukipalvelu vastaa? Mitä muut asiakkaat sanovat? Onko toimittajalla kokemusta vastaavista toimialoista? Nämä ovat muun muassa hyviä kysymyksiä ennen sopimuksen allekirjoittamista.
8. Tee tietoturvasta vaatimus, älä kysymys
Järjestelmä, joka käsittelee energiadataa, käyttötietoja ja käyttäjäoikeuksia, tarvitsee korkean tietoturvatason. Varmista, että toimittaja voi esittää vaadittavat sertifikaatit – ja ymmärtää jatkuvan ylläpidon merkityksen.
9. Rakenna oikein alusta asti – älä paikkaa jälkeenpäin
Väärinymmärrykset hankinnoissa maksavat joskus rahaa, joskus luottamusta. Kun olet huolellinen vaatimusten määrittelyssä, testauksessa ja arvioinnissa, pienennät riskiä joutua aloittamaan kaiken alusta.
10. Ajattele hankintaa kumppanuutena
Kyse ei ole vain järjestelmästä – vaan suhteesta. Valitsemasi toimittaja tulee olemaan rinnallasi vuosia. Aseta vaatimuksia – mutta katso myös, miten he työskentelevät, viestivät ja kehittävät tuotteitaan.
Haluatko lisää vinkkejä siitä, mitä kannattaa ottaa huomioon?
Tämä kirjoitus on ote oppaasta Systems in Sync 2025 – käytännön opas sinulle, joka olet hankkimassa energia- ja kiinteistöhallintajärjestelmää. Oppaasta löydät malleja, esimerkkejä, tarkistuslistoja ja oivalluksia, jotka auttavat tekemään asiat oikein alusta alkaen.