EG Optimaze mahdollistaa tarkan kiinteistökustannusten seurannan ja auttaa optimoimaan tilankäyttöä

Kesäkuussa 2023 Hämeenlinnan käynnisti tarjouskilpailun kiinteistöhallintajärjestelmän hankinnasta. Hankinnan kohteena oli tilapalveluiden hallintaan tarkoitettu tietojärjestelmä, joka haluttiin hankkia jatkuvana SaaS-palveluna. 

 

Hankkeen tavoitteena on ollut saada käyttöön rakennusten hallintaa ja vuokrausta tehokkaasti palveleva tieto- ja laskutusaineistojärjestelmä. Tähän asti kaupungilla on ollut käytössään toisen toimittajan kiinteistötietojärjestelmä. Uuden tilapalveluiden kiinteistöhallintajärjestelmän haluttiin sisältävän tukipalvelut, käyttöönottoprosessin, vanhan järjestelmän migraation, konversiot, koulutukset ja järjestelmän ylläpidon.

 

Tavoitteena onkin, että uusi kiinteistötietojärjestelmä kattaa ominaisuuksia monipuolisesti, kuten kohde- ja rakennuskannan seurannan, asiakasrekisterin ylläpidon, vuokrasopimusten laadinnan, laskutus- ja indeksikorotukset, maksatuksen seurannan, sekä budjetin laatimisen. Keskeisiä ominaisuuksia mitä järjestelmältä toivotaan, ovat myös tilahallinta, raportointi ja dokumenttien tallennus.

 

"Järjestelmän käyttöönotossa tullaan etenemään vaiheittain, mikä onkin järkevää näin monipuolisen ja laajan järjestelmän käyttöönotossa. Ensimmäisessä vaiheessa on keskitytty niin sanotun vuokrausmoduulin (Lease) käyttöönottoon. Olemme jo siirtäneet satoja sisään- ja ulosvuokrasopimuksia vanhasta järjestelmästä Optimaze Lease -moduuliin. Nyt vuokralaskutusaineisto siirtyy automaattisesti kaupungin laskutusjärjestelmään.

 

Lisäksi Hämeenlinnan kaupunki on ottanut käyttöönsä vuokrasopimusten sähköisen allekirjoituksen, jonka käyttöön ollaan erittäin tyytyväisiä. Toisessa vaiheessa tulemme viemään pohjakuvia Optimazeen. Näin Hämeenlinnan kaupunki pystyy aloittamaan pohjakuvien hyödyntämisen esimerkiksi sisäisissä veloituksissa", kertoo EG:n projektipäällikkö Tiina Ryynänen. 

 

Lopullinen käyttäjäkunta Hämeenlinnan kaupungilla koostuu hallinnon ja ylläpidon asiantuntijoista, noin 10 henkilöstä. Järjestelmän toivotaan tarjoavan kokonaispalvelu, joka kattaa kaikki vaatimukset yhtenäisen käyttöliittymän kautta eri käyttöoikeustasoille. Erittäin tärkeänä asiana pidetään myös sitä, että tietojen tallennus tapahtuu turvallisesti ja voimassa olevien lakien ja määräysten mukaisesti.

 

"Tietoturva on toimintamme keskiössä. EG Optimaze -ohjelmisto on tietoturva-auditoitu ja se täyttää korkean tason turvallisuuskriteerit. Meillä on pitkä kokemus ”korkea tietoturva -vaatimustason” asiakkaiden parista", toteaa Ryynänen.

 

Uusi järjestelmä mahdollistaa tarkan kiinteistökustannusten seurannan ja auttaa optimoimaan tilankäyttöä, sekä tuo kaiken ajantasaisen tiedon yhteen paikkaan helposti saataville. Automatisoidut prosessit helpottavat mm. vuokrasopimusten ja laskutuksen hallintaa. Järjestelmä tarjoaa ajantasaisia raportointi- ja analytiikkatyökaluja, jotka tukevat kiinteistötietojen analysointia ja päätöksentekoa. Maiju Salo, kiinteistösihteeri, Hämeenlinnan kaupunki

 

"Uutta toimittajaa valittaessa tärkeitä kriteereitä olivat mm. toimittajan kokemus ja asiantuntemus, sekä käyttäjäystävällisen ja kustannustehokkaan järjestelmän löytäminen. Uuden järjestelmän halutaan olevan joustava ja mukautuva, mahdollistaa integraatiot muihin järjestelmiin, sekä kattaa turvallisuus ja tietosuojavaatimukset".

 

Yhteistyö EG:n kanssa on sujunut oikein hyvin. Ottaen huomioon järjestelmän käyttöönoton 1. vaiheen tiukan aikataulun, olemme onnistuneet pysymään hienosti aikataulussa molemmin puolisella vahvalla panostuksella ja yhteistyöllä", toteaa Salo lopuksi.