Kolme askelta rakennustyömaan kannattavuuteen: ennakoi, seuraa, reagoi

Rakennusprojekti on usein ajallisesti pitkä ja taloudellisesti moniulotteinen kokonaisuus, johon vaikuttavat useat osatekijät. Vaikka projektin elinkaareen sisältyy tiettyjä avainhetkiä, onnistunut lopputulos rakentuu päivittäisten päätösten ja tekemisen seurauksena. EG Jydacomilla tiedetään, että joka päivä kannattaa ennakoida, seurata ja reagoida ja tärkeää on myös varmistaa, että käytössä on tätä työtä tukevat tiedot.

Ennakointi ohjaa kaikkea päätöksentekoa

Aikajanalla tarkastellen ensimmäinen kriittinen hetki projektin elinkaaressa on hankesuunnittelu- ja budjetointivaihe. Ennakointi tässä vaiheessa luo perustan kaikelle tulevalle päätöksenteolle työmaan elinkaaren aikana.

On tiedettävä, millaisia projekteja kannattaa ylipäätään lähteä edistämään, ja määritettävä rahoituksen tarve ja -lähteet. On myös pystyttävä ennakoimaan realistisesti omat ja alihankkijoiden työtunnit, käytettävät materiaalit ja kassavirta. Lisäksi laskelmiin on pystyttävä jättämään riittävästi pelivaraa ennakoimattomille kuluille ja hinnanmuutoksille.

Ennakoinnissa auttaa kaikki luotettava ja ajantasainen tieto, jota projektin eri osa-alueista on saatavilla. Lisäksi on viisasta hyödyntää aiempien projektien jälkilaskentatietoja. Ennakoiva toiminnanohjaus edellyttää myös sitä, että pystytään yhdistelemään tietoja keskenään ja tarvittaessa muodostamaan erilaisia skenaarioita sekä sisäisen että ulkoisen toimintaympäristön muutosten varalta.

Ennakoinnin avainkysymyksiä:

• Minkä tietojen pohjalta teemme hankesuunnittelua?
• Onko tieto luotettavaa ja ajantasaista?
• Onko käytössämme riittävästi dataa, jotta budjetointi perustuu tietoon eikä olettamuksiin?
• Pystymmekö yhdistelemään tietoja keskenään sujuvasti ja luotettavasti ja tekemään siten perusteltuja johtopäätöksiä?

Jatkuva seuranta on monelle suurin kompastuskivi

Harkittu hankesuunnittelu ja realistinen budjetointi muodostavat vakaan pohjan rakennusprojektin edistämiselle. Seuraavassa vaiheessa avainasiaksi muodostuu toteuman jatkuva seuranta.

Kokemuksemme kertoo, että suurin kompastuskivi löytyy itse asiassa seurantavaiheesta. Koska työtä on työmaalla paljon, ei budjetin ja toteuman suhdetta tule seurattua riittävän tarkasti tai tiheästi. Moniulotteisen projektin seuraaminen reaaliajassa koetaan usein liian työlääksi, epävarmaksi tai aikaa vieväksi.

Jos tieto projektin kannattavuudesta olisi saatavilla helposti ja luotettavasti reaaliajassa, jokainen toimitusjohtaja, työpäällikkö, työnjohtaja ja hankintapäällikkö varmasti ottaisi tämän tiedon avosylin vastaan. Jokainen päätöksentekijä varmasti myös reagoisi tekijöihin, jotka uhkaavat viedä projektin pakkaselle.

Siksi on syytä varmistaa, että käytössä on seurantaa helpottava ja tehokkaasti tukeva järjestelmäratkaisu ja että henkilöstöllä on riittävä osaaminen sen hyödyntämiseen.

Seurannan avainkysymyksiä:

• Kuka vastaa projektin etenemisen seurannasta?
• Onko tehty selvä päätös, kuinka usein kannattavuustilannetta seurataan?
• Tukeeko järjestelmäratkaisu reaaliaikaista ja luotettavaa tilanneseurantaa?
• Onko seuraavat askelmerkit sovittu valmiiksi, jos havaitaan poikkeamia budjetin ja toteuman välillä?

Ainoa tapa selättää riskit: reagoi niihin ajoissa

Silloin kun budjetin ja toteuman välille havaitaan muodostuvan eroa, etsivä löytää siihen syyn hyvästä toiminnanohjausjärjestelmästä.

Onko työmaalla ollut selkeä tavoite (budjetti), joka luo pohjan työmaan ennustamiselle? Onko työmaa jaettu ennusteen ylläpidon kannalta mielekkäisiin osakokonaisuuksiin (litteroihin)? Ovatko työmaan keston aikana tehdyt tuotannolliset muutokset välittyneet ennusteen ylläpidon oheistiedoksi? Ovatko tilaajan kanssa sovittujen lisätöiden kustannus- ja tuottovaikutukset heijastuneet ennusteeseen? Laahaako käytössä oleva tieto ajallisesti perässä, esimerkiksi jos käytössä on pelkkä kirjanpidosta viiveellä saatava tieto? Pystytäänkö kokonaisennusteen jakautuminen arvioimaan työmaan keston ajalle (jaksotettu ennuste)?

Kun tiedetään syy, siihen pystytään myös reagoimaan. Kun pystytään reagoimaan, voidaan varmistaa projektin kannattavuus.

Reagoinnin avainkysymyksiä:

• Kuka vastaa siitä, että havaitut riskit liputetaan heti ja että niihin reagoidaan ajoissa?
• Saammeko järjestelmästä tiedon siitä, mitä pitää muuttaa ja kuinka paljon, jotta palataan kannattavuuden polulle?
• Millä toimilla pystymme varmistamaan, että sama tilanne vältetään jatkossa: mitä tehdään eri tavalla, kuka tekee ja milloin tekee?

Yhdistä tieto, osaaminen ja jatkuva valppaus

Rakennusprojektin kannattavuuden varmistaminen pohjautuu siihen, että riskejä osataan ennakoida, toteumaa seurataan reaaliajassa ja poikkeamiin reagoidaan heti niiden ilmetessä. Siksi on tärkeää panostaa reagointikykyyn sekä järjestelmäratkaisun että henkilöstön osaamisen kannalta ja lisäksi varmistaa, että jatkuvaan valppauteen on rutinoidut toimintamallit ja riittävä työrauha.

Pohjimmaisena tavoitteena on tiedostaa, missä riskin paikassa hälytyskellojen pitää soida ja milloin korjausliikkeitä pitää osata tehdä. Jos työmaaseurannan prosesseissa, vastuunjaossa tai työkaluissa on puutteita, niiden korjaaminen maksaa itsensä ajan myötä varmuudella takaisin.

Kannattavuuden varmistamisen avainkysymyksiä:

• Mitä työkaluja tarvitsemme, jotta teemme jatkuvan ennakoinnin, seurannan ja reagoinnin itsellemme mahdollisimman helpoksi?
• Mitä parannuksia voimme tehdä nykyisiin työkaluihin ja tiedonhallintaan, vastuunjakoon, henkilöstön osaamiseen ja toimintamalleihin, jotta varmistamme parhaan mahdollisen reagointikyvyn?

Lue lisää

Tutkimus: Rakennusyritysten järjestelmäratkaisut eivät tue riittävästi kannattavuuden seurantaa

Riskityömaiden tunnistaminen on nyt kriittisen tärkeää - kassanhallinnan, ennustettavuuden ja reagointikyvyn haasteiden takana on sama juurisyy