Uusi EG Optimaze:n vuokrauksenhallintamoduuli joustaa entistä paremmin

Vuokrauksenhallinnan avulla on mahdollista hallita vuokrakohteet, osapuolet ja vuokrasopimukset, sekä yhdistää vuokrauksen tiedot graafiseen tilahallintaan. Lisäksi vuokrankorotuskirjeet sekä vuokralaskutusaineisto on helppo muodostaa ja välittää myyntireskontraan.

LUT-yliopisto on ollut EG Optimaze -ohjelmiston käyttäjä jo vuodesta 2016 asti, ja marraskuussa 2023 tarjoutui mahdollisuus ensimmäisten joukossa lähteä pilotoimaan uutta vuokrauksenhallintamoduulia.
 

LUTilla ollaan yleisesti aina etujoukoissa tekemässä kaikkea uutta. Oltiin mukana Lease-koekäyttäjien joukoissa antamassa käyttäjäkokemuksia järjestelmästä. Tässä yhteydessä nähtiin Leasen kehittyneisyys ja edut vanhaan ohjelmistoon verrattuna. Meille oli aivan selvää, että siirrymme mahdollisimman pian käyttämään uutta työkalua. Tony Vesterinen, toimitilapäällikkö, oppimis- ja tilapalvelut, LUT-yliopisto

 
Vuokrauksenhallinta palvelee sekä vuokranantajia ulosvuokrauksessa, että vuokralaisia sisään vuokrauksessa. Työkalu vähentää manuaalista työtä, inhimillisiä virheitä ja automatisoi manuaalisia prosesseja. Se helpottaa vuokrasopimusten käsittelyä koko niiden elinkaaren ajan, sekä tehostaa vapaiden ja vuokrattujen tilojen hallintaa.

”LUTin ja LABin välinen vuokrasopimus on luonnollisesti EG Optimaze Lease:ssa. Siinä sovitaan suurista linjoista ja vuokrauksen periaatteista. Tilojen jakoa organisaatioiden kesken ylläpidetään pohjakuvissa. EG Optimaze auttaa kustannusten jakamisessa, kun isolta osin pystytään saamaan laskutuksen kustannustiedot suoraan EG Optimazen raporteilta”, Vesterinen kertoo.

”LUT-yliopiston oppimis- ja tilapalvelut käsittää konsernin kirjasto-, tietohallinto- ja tilapalvelut. Vastaamme siis tilojen lisäksi tiedonhausta, hallinnasta ja turvallisuudesta niin fyysisellä- kuin bittitasolla. Konsernin tiloja katsotaan yhä enemmän yhtenä kokonaisuutena ja tiloja hyödynnetään ristiin usealla eri tasolla. Meillä on ollut yhteiskirjasto käytössä jo vuodesta 2011, kun ammattikorkeakoulu tuli Skinnarilan kampukselle yliopiston kupeeseen. Vuokraamme toisiltamme tiloja joko kokonaan tai jaetulla vuokravastuulla. Tämän lisäksi opetustiloja käytetään ristiin aina kun omat tilat eivät riitä. Myös suuri osa neuvotteluhuoneista on molempien oppilaitosten henkilökunnan ja opiskelijoiden käytössä”, jatkaa Vesterinen.

LUT:illa on tällä hetkellä EG Optimaze-ohjelmistossa yhteensä 98 000m2, 23 rakennusta ja 118 vuokrasopimusta. Siirto haluttiin toteuttaa migraationa, jotta historiatieto siirtyisi myös mukana. Siirron yhteydessä saatiin kerralla maaliin 97 sopimusta 115:sta ja samalla opittiin paljon.

”Itselläni oli ruusuinen kuva, että kaikki sopimukset siirtyvät uuteen järjestelmään nappia painamalla. Näin ei kuitenkaan käynyt. Sopimuksissamme oli paljon vuosien mittaan tehtyjä muutoksia, joista osa ei ollut koneellisesti rakennettavissa alkuperäistä vastaaviksi kokonaisuuksiksi. Esimerkiksi sopimuksessa oli laajuusmuutoksia ja eri ajankohdan pinta-alat olivat vanhassa järjestelmässä samalla nimellä. Se oli varmaan merkittävin osasyy, ettei kaikkien sopimusten indeksiehdot kohdanneet oikeaa ajanjaksoa ja vuokra-aluetta migraatiossa. Selkeästi suurin osa ongelmista kohdentui ylläpitovuokriin”, selittää Vesterinen, kun kysymme mahdollisista haasteista migraation yhteydessä.

”Käytännössä jokainen sopimus, joka ei täsmännyt vanhassa järjestelmässä olevaan vuokraan, piti käydä askel askeleelta läpi verraten vuokrasopimuksen ajanjaksoja, laajuustietoja ja indeksiehtoja. Hommaa helpotti huomattavasti, että vuokra-alueita pystyi nimeämään uudestaan ja siten yhdistää oikeat tiedot toisiinsa”, lisää Vesterinen.

Uuden järjestelmän höydyt

”Vuokrauksenhallinta on tullut joustavammaksi ja Leasessa on selkeästi pystytty ratkomaan vanhan järjestelmän rajoitteita. Yhtenä hyvänä esimerkkinä on LUTin ja LABin yhteiset tilat, joissa molemmilla on oma vuokrasopimus. Leasella pystyy hoitamaan sujuvasti kahden eri organisaation samaan tilaan kohdentuvat sopimukset”, Vesterinen listaa.

”Myös sopimuksen tekeminen on suoraviivaista. Pidän siitä, että vuokrasumma näkyy jo luonnosvaiheessa, jolloin saan varmistuksen, että kaikki vuokraan vaikuttavat tekijät on otettu mukaan sopimukseen. Vuokrakehityksen graafinen esitys on loistava ominaisuus, joka auttoi huomattavasti migraation jälkeisten ongelmien selvittelyssä.

Kaipasin ennen mahdollisuutta lisätä ajastettuja hälytyksiä järjestelmään, Leasessa ”tapahtumat-ominaisuus” vastasi tähän tarpeeseen. Liitetyyppien määrittelyt näen myös positiivisena kehityksenä, kunhan niihin saadaan vielä suodatukset lisättyä. Jos tekisin jotain toisin, niin miettisin tarkemmin siirtymäajankohtaa uuteen järjestelmään, sekä varaisin siihen riittävästi resursseja, jotta oma toiminta ei liiaksi keskeytyisi tai vaarantuisi järjestelmämuutoksen yhteydessä ”, Vesterinen kiteyttää lopuksi.

Kuvalähde: LUT Lappeenranta Campus © Teemu Leinonen and Toni Jaatinen

Lue lisää EG Optimaze kiinteistötietojärjestelmästä