Monitilatoimistojen ja yhteiskäyttöisten työympäristöjen monet hyödyt
Hybridityö on vahvistanut ilmiötä, joka alkoi jo aikaa ennen pandemiaa: toimistotilojen ja työpisteiden yhteiskäyttöisyyttä ja monitilatoimistoja. Yhteiskäyttöiset työ- ja toimistotilat ja monitilatoimistot ovat parhaimmillaan monipuolisia tiloja, jotka tarjoavat mahdollisuuden työskennellä joustavasti inspiroivassa ympäristössä. Ei pidä myöskään ohittaa sitä faktaa, että ottamalla mukaan teknologiaratkaisut, voidaan yhteiskäyttöisten työympäristöjen ansiosta säästää merkittävästi rahaa toimitilakustannuksissa. Tässä blogissa tarkastelemme yhteiskäyttöisten toimistojen ja työpisteiden sekä monitilatoimistojen hyötyjä niin yksilöiden kuin organisaatioidenkin kannalta.
Kaikki me tiedämme, että ns. toimistontyön tekemisen tavat ovat muuttuneet pysyvästi. Karkeasti voidaan sanoa, että oli aika ennen pandemiaa ja on uusi aika pandemian jälkeen. Nykyinen hybridityö tarjoaa työntekijöille mahdollisuuden parempaan työn ja henkilökohtaisen elämän tasapainoon. Etätyöskentelyn avulla monille avautuu uusi mahdollisuus sovittaa työaika paremmin muiden velvollisuuksien kanssa. Tämä voi johtaa kasvaneeseen työntekijöiden tyytyväisyyteen ja sitoutumiseen. Monissa tapauksissa paikkariippumaton työ voi jopa lisätä työntekijöiden tuottavuutta. Pitkät työmatkat ja toimistolle ”menemisen stressi” voi vapauttaa arvokasta aikaa ja energiaa itse työn tekemiseen.
Samanaikaisesti kun etätyöskentelyn ”helppous” on lyönyt voimalla läpi, on kuitenkin huomattu myös se, että tarve toimistoille on yhä edelleen olemassa ja tulee varmasti myös olemaan. Hybridityön yleistyminen vaikutta vahvasti fyysisten työympäristöjen suunnitteluun. Toimistotilojen on tarjottava joustavuutta ja teknologisia ratkaisuja, jotka mahdollistavat tehokkaan työskentelyn niin toimistolla kuin etänä. Toimisto- ja työskentelytilojen tulee olla inspiroivia, houkuttelevia, hyvien liikenneyhteyksien varrella ja niiden tulee tarjota työntekijälle sellaisia teknologisia ratkaisuja, jotka helpottavat ja sujuvoittavat toimistolle menoa.
Toimitilavastaavan ajatuksiin on saattanut tulla ajatus siitä, että tarvitsemmeko tämän kaiken tilan? Mikä meidän toimitilojen käyttöaste on? Voisimmeko saada säästöjä aikaiseksi pienemmillä ja tehokkaammilla neliöillä? Miten varmistamme samalla työntekijöiden viihtyvyyden, kun heillä on toimistopäivä? Miten saamme ylipäänsä kannustettua ihmisiä tiimitapaamisiin ja muihin yhteisiin hetkiin?
Varmaa on se, että hybridityöskentelyn mukanaan tuoma työelämän muutos on merkittävä askel kohti joustavampaa ja ”tehokkaampaa” työympäristöä – yhteiskäyttöistä toimistoa ja monitilatoimistoa. Vaikka esimerkisi se, että jatkossa kaikilla ei välttämättä ole omaa nimettyä työpistettä, tuokin mukanaan omat haasteensa, tarjoaa se myös valtavia mahdollisuuksia niin työntekijöille kuin yrityksillekin. Olemme listanneet alle muutaman pointin siitä, mitä hyötyä yhteiskäyttöisestä työympäristöstä ja monitilatoimistoista itse asiassa on.
1. Joustavuus ja monipuolisuus
Yhteiskäyttöiset työtilat tarjoavat joustavuutta, jota perinteiset toimistot eivät välttämättä pysty tarjoamaan. Yrittäjät, freelancereiden, tiimien ja suuryritysten edustajat voivat vuokrata tilaa tarpeen mukaan, ilman pitkäaikaista sitoutumista. Tämä mahdollistaa nopean reagoinnin muuttuviin tarpeisiin.
Organisaatio, joka muuttaa toimiston ns. monitilatoimistoksi tarjoaa parhaimmillaan monipuolisuutta ja vaihtelua työntekijöilleen. Erilaiset tilat, kuten hiljaiset työhuoneet, avotilat, kokoustilat ja lounge-alueet, takaavat sen, että jokainen voi valita ja varata itselleen sopivan työskentely-ympäristön sen mukaan, mitä sillä hetkellä kaipaa.
2. Yhteisöllisyys ja verkostoituminen
Yhteiskäyttöiset työtilat eivät tarjoa vain fyysistä tilaa työskentelylle, vaan myös mahdollisuuden rakentaa yhteisöjä. Tällaisissa tiloissa ihmiset voivat kohdata samanhenkisiä ammattilaisia eri aloilta, mikä luo mahdollisuuksia uusille ideoille ja yhteistyölle. Yhteisöllisyys on arvokasta, sillä se edistää luovuutta ja innovaatioita. Lisäksi yhteiskäyttöisten tilojen ylläpitäjät järjestävät usein erilaisia tapahtumia, seminaareja ja työpajoja, joissa voi oppia uusia asioita ja laajentaa ammatillista verkostoa.
Monitilatoimistossa tämä voi tarkoittaa sitä, että sovitaan tiimin kanssa sparrailupäivä ja sovitaan missä tilassa työskennellään tiettynä ajankohtana. Yksilön kohdalla tämä voi tarkoittaa sitä, että katsotaan, kuka on tulossa toimistolle ja varataan oma työpiste läheltä lempparikollegaa. Tai varataan hiljainen tila keskittymiseen ja energinen tila hengailuun kollegoiden kanssa. Kaikki tämä onnistuu kätevästi teknologiaratkaisujen avulla.
3. Kustannustehokkuus
Perinteisen toimistotilan vuokraaminen voi olla kallis investointi, erityisesti pienille yrityksille ja yksittäisille ammattilaisille. Yhteiskäyttöiset työtilat tarjoavat kustannustehokkaan vaihtoehdon, sillä vuokraaminen perustuu usein joustaviin kuukausimaksuihin tai jopa päiväkohtaisiin hinnoittelumalleihin. Lisäksi tiloihin sisältyvät usein kaikki tarvittavat palvelut, kuten nopea nettiyhteys, tulostusmahdollisuus ja neuvottelutilat.
Organisaation kohdalla, jolla on oma toimistotila ja joka siirtyy monitilatoimisto -malliin, tämä tarkoittaa usein sitä, että toimistotilojen kokoa voidaan pienentää, kun tiedetään – dataan perustuen, mitkä tilat ovat käytössä ja miten paljon eri tiloja ylipäänsä käytetään. Yrityksissä voidaan myös sopiva, ketä tai mitkä tiimit tapaavat milloinkin toimistolla, jolloin saatetaan pärjätä pienemmillä neliöillä ja saadaan sitä kautta merkittävää säästöä toimitilakuluihin.
4. Työhyvinvointi ja motivaatio
Työympäristö vaikuttaa merkittävästi työntekijöiden hyvinvointiin ja motivaatioon tulla toimistolle. Yhteiskäyttöiset työtilat ja monitilatoimistot on syytä suunnitella inspiroiviksi ja viihtyisiksi, mikä edistää tehokasta työskentelyä. Mahdollisuus vaihtaa maisemaa ja työskennellä erilaisissa ympäristöissä voi auttaa välttämään rutiininomaista tylsistymistä, jos työskentelee paljon omasta kodista käsin. Joillekin ihmisten tapaaminen voi olla se juttu, ja mikäs sen parempaa, kun tarkistaa kätevästi etukäteen esimerkiksi helpon applikaation kautta, ketä on tulossa toimistolle ja mihin he aikovat sijoittua sinä päivänä.
5. Kestävä ratkaisu
Yhteiskäyttöiset työtilat voivat edistää kestävää kehitystä. Monet tilat panostavat ympäristöystävällisiin ratkaisuihin, kuten kierrätysjärjestelmiin ja energiatehokkaisiin ratkaisuihin. Lisäksi yhteiskäyttöiset tilat vähentävät tarvetta yksittäisten toimistotilojen rakentamiseen, mikä voi alentaa hiilijalanjälkeä. Samaa koskee monitilatoimistoja kun voidaan vähentää hukkaa ja optimoida tilat todellisen käyttöasteen mukaan.
Yhteiskäyttöiset työ- ja toimistotilat, joissa kenties eri yritykset ja organisaatiot jakavat tilojaan keskenään tai yrityksen oma monitilatoimisto ovat loistava vaihtoehto niille yksilöille, yrityksille ja organisaatioille, jotka arvostavat joustavuutta, yhteisöllisyyttä, tehokasta ja viihtyisää työskentely-ympäristöä. Ne tarjoavat mahdollisuuden luoda verkostoja, edistää tiimityöskentelyä ja työhyvinvointia sekä eritoten säästää kustannuksia. Lisäksi yhteiskäyttöiset toimisto- ja toimitilat sekä monitilatoimistot tukevat kestävää kehitystä ja pienentävät yritysten hiilijalanjälkeä.
Haluaisitko kuulla lisää, miten meidän teknologia- ja ohjelmistoratkaisu EG Optimaze Worksense voi auttaa modernin yhteiskäyttöisen tai monitilatoimiston luomisessa?