Varma halusi tehostaa vuokrauksenhallinnan prosessejaan
Varma on suomalaisen työn eläkevakuuttaja ja työkykyjohtamisen edelläkävijä sekä yksi Suomen suurimmista kiinteistösijoittajista noin 5,6 miljardin euron kiinteistöomaisuudella. Vastuullisena kiinteistönomistajana Varma huolehtii kiinteistöjen energiatehokkuudesta ja tavoittelee kiinteistöjen hiilineutraaliutta energiankäytön osalta vuoteen 2030 mennessä.
Vastuullisuus Varman kiinteistöliiketoiminnassa
Vastuullisuuden huomioiminen kaikessa sijoitustoiminnassa tukee sekä Varman tavoitetta ensiluokkaisesta sijoittamisesta että asemaa pitkäaikaisena eläkesijoittajana. Vastuullisuus tulee esiin kiinteistöliiketoiminnan jokaisella osa-alueella: vuokraus- ja ylläpitotoiminnassa, kiinteistöinvestoinneissa ja rakentamisessa. Vastuullisuus ulottuu myös toimitusketjuun. Varma tekee vuosittain paljon hankintoja mm. rakennuttamiseen, kiinteistöjen ylläpitoon ja it-palveluihin, joista valtaosa kohdistuu kotimaahan. Odotusarvo on, että sopimussuhteessa olevat toimittajat noudattavat Varman yritysvastuuvaatimuksia. Lue lisää Varman vuosi- ja yritysvastuuraportista.
Vuokrauksenhallintajärjestelmän tavoitteena on kehittää ja tehostaa kiinteistöliiketoiminnan prosesseja
Varma valitsi Optimaze Lease -ohjelmiston vuokrauksenhallintajärjestelmäkseen, sillä järjestelmä oli moderni ja erottui edukseen kilpailutusprosessin aikana.
- Lisäksi pääsimme kehittämään ohjelmistoa yhdessä toimittajan kanssa, niin järjestelmäprojektin aikana kuin myös projektin jälkeen yhteisen jatkokehityksen kautta. Järjestelmähankinnan tavoitteena oli erityisesti kehittää ja tehostaa Varman kiinteistöliiketoimintaan liittyviä prosesseja, toteaa Joel Kasurinen, liiketoiminnan kehitysasiantuntija, Varma.
Optimaze on tarjonnut Varmalle lisäarvoa kiinteistöliiketoiminnan prosesseihin muun muassa graafisella tilanhallinnalla sekä uusilla integraatiomahdollisuuksilla liittyen esimerkiksi kulutushallinnan laskutukseen.
- Erityisenä tavoitteenamme on se, että voimme myös tulevaisuudessa kehittää Optimaze Lease -ohjelmistoa muuttuvien liiketoimintaympäristön vaatimusten mukaisesti, jatkaa Joel.
EG Optimaze Lease vuokrauksenhallintaohjelmiston käyttöönotto
Helmikuussa 2020 meillä oli ilo saada Varma Optimaze Lease -ohjelmiston asiakkaaksi. Käyttöönottoprojekti poikkesi merkittävästi normaalista Optimaze käyttöönottoprojektista, sillä projektin aikana kehitettiin uuden Lease -vuokrauksenhallinta ohjelmiston toiminnallisuus.
- Yhteistyö Varman kanssa uuden Lease -ohjelmiston määrittelyssä, testauksessa ja käyttöönotossa sujui kuitenkin erittäin hyvin. Toimiva yhteistyö Varman kanssa projektin kaikilla tasoilla varmisti osaltaan projektin onnistuneen lopputuloksen, sanoo Jukka Katainen, projektipäällikkö, EG Finland.
- Tiivis yhteistyö Varman kanssa jatkuu normaalin päivittäisen tuotantokäytön lisäksi Lease -ohjelmiston kehityksen ja uusiin versioihin tulevien ominaisuuksien ideoinnilla ja priorisoinnilla osana Lease -ohjelmiston kehityssalkun hallintaa, jatkaa Jukka.
EG Optimaze Lease palvelee sekä vuokraajia että vuokralaisia
Optimaze Lease tarjoaa monipuolisen ratkaisun kiinteistönomistajille sekä kiinteistö- ja vuokrapäälliköille. Se kattaa muun muassa vuokrasopimustietojen ja dokumenttien hallinnan, graafisen tilanhallinnan, sähköisen allekirjoituksen ja laskutusaineiston muodostamisen. Vuokrauksenhallintaohjelmisto auttaa yrityksiä automatisoimaan ja tehostamaan manuaalisia prosesseja, vähentämään inhimillisiä virheitä, parantamaan asiakaskokemusta sekä seuraamaan ja raportoimaan tärkeitä tunnuslukuja.
Ulosvuokraus -työkalujen avulla yritys pystyy hallitsemaan vuokraustoiminnan keskeisiä asiakas- ja sopimusprosesseja. Sisäänvuokrauksen hallinnassa yritys voi tarkastella vuokraamiensa tilojen sopimustietoja, kuten voimassaoloehtoja, tulevia vuokramääriä, mahdollisia korotuksia ja jäljellä olevia vuokravastuita.