Toimiva vuokrauksenhallintajärjestelmä säästää työaikaa

Kunnat hoitavat merkittävää kiinteistöomaisuutta. Hallinnoimalla tiloja tehokkaasti ne voidaan muuttaa kuluerästä strategiseksi resurssiksi. Tuottojen varmistaminen alkaa siitä, että tiedetään, millaisia tiloja kunnalla on käytössä, missä ne ovat ja millaisia tarpeita käyttäjillä on. Tyypillisimmät toiminnallisuudet, joita kiinteistöjohtamisessa ja sen ohjelmistoissa tarvitaan, ovat tilan-, vuokrauksen- ja projektinhallinta sekä huoltokirja.

– Kun kunnan kiinteistötietojärjestelmiä kilpailutetaan, on hyvä, että hinnan lisäksi myös laatuun kiinnitettäisiin entistä enemmän huomiota kilpailutusmateriaalissa. Mitä parempi järjestelmä, sitä vähemmän ylimääräistä niin sanottua käsityötä tietojen käsittelyssä. Lisäksi järjestelmän konfigurointiin kannattaa kiinnittää huomiota. Mitä enemmän järjestelmät keskustelevat keskenään, sitä enemmän hyötyä voi saada, toteaa Nurmijärven kunnan toimitilakiinteistöjen isännöitsijä Hanna Mikkotervo-Adler.

– Optimaze-vuokrauksenhallintajärjestelmä on tuonut meille työajansäästöä sekä toiminnan tehokkuutta. Se on helpottanut sekä sisäisen että ulkoisen vuokrauksen määrittelyä. Saamme muun muassa vuokrauksenhallintajärjestelmään kirjanpitojärjestelmän toimintakulut. Olen iloinen, että saimme nykyaikaisen järjestelmän helpottamaan kiireistä työarkea, Mikkotervo-Adler sanoo.

– Optimaze palvelee sisäistä laskutusta sekä kunnan eri toimialoja, siitä saa niin selkeät raportit tilinpäätökseen kuin tekniset arvot vakuutusyhtiöiden raportteihin. Toivon, että päivityksien myötä esimerkiksi vuokrankorotuskirjeitä ja laskujen sarakkeita pystytään räätälöimään entistä asiakaskohtaisemmin, jatkaa Mikkotervo-Adler.

Kiinteistötietojen digitalisoinnin saa SaaS-palveluna

Optimaze-vuokrauksenhallinta voidaan integroida Optimazen graafiseen tilahallintaan, jolloin useita vuokrauksenhallinnan rutiineja saadaan automatisoitua. Vuokrauksenhallintajärjestelmä voidaan yhdistää muihin Optimazen ohjelmistoperheen moduuleihin sekä rajapintojen kautta ulkoisiin järjestelmiin.

– SaaS-pohjainen vuokrauksenhallintaohjelmisto mahdollistaa toiminnallisuuksien käyttöönoton vaiheittain. Rajapinnat ovat kehittyneet ja tietojen siirtäminen eri järjestelmien välillä helpottuu. Yksi Optimazen merkittävimmistä eroista muihin järjestelmiin on graafinen tilanhallinta. Ja kun järjestelmään lisätään tietoa ja hyödynnetään tietomalleja, lähestytään kunnan tilojen digitaalista kaksosta, kertoo Rapal Oy:n asiakkuuspäällikkö Kai Wickstrand.

– Painottaisin vielä yhteistyön tärkeyttä. Kilpailutus- ja hankintavaiheessa yhteistyö hankintayksikön ja tulevien käyttäjien kanssa on todella tärkeää. Näin voidaan saada kustannustehokkain ratkaisu, joka palvelee järjestelmää eniten käyttävää tahoa. Olen myös tarvittaessa esitellyt meidän järjestelmämme rakennetta lähinaapurikunnille. Olen korostanut, että kun järjestelmään kerran investoidaan, kannattaa hyödyntää sen kaikkia ominaisuuksia, painottaa Mikkotervo-Adler.