10 pointtia toimittajavalintaan
Miten valita sopiva kiinteistötietojärjestelmän toimittaja julkisissa hankinnoissa?
Miten valita sopiva järjestelmätoimittaja julkisissa hankinnoissa?
Järjestelmätoimittajan valinta julkisissa hankinnoissa vaatii huolellista harkintaa ja selkeät kriteerit. Julkisissa hankinnoissa oikean toimittajan valinta on kriittistä, koska sopimus voi sitoa organisaatiota vuosiksi eteenpäin. 30 vuoden kokemuksellamme ohjelmistotoimittajana julkisella sektorilla olemme nähneet, mitkä tekijät johtavat onnistuneisiin projekteihin ja pitkäaikaisiin kumppanuuksiin.
Teimme sinulle check-listin asioista, joihin kannattaa kiinnittää erityistä huomiota toimittajaa valitessa. Lista toimii luonnollisesti erinomaisena muistilistana myös vaikka kyseessä ei olisi julkinen hankinta. Toivottavasti tästä on sinulle hyötyä!
1. Selkeät vaatimukset ja tarvekartoitus
Miten varmistaa, että toimittaja ymmärtää organisaatiosi tarpeet?
Toimittajan tulee kyetä esittämään kysymyksiä, jotka auttavat ostajaa ymmärtämään tarkemmin tarpeitaan. Varmista, että toimittaja ei vain tarjoa valmista ratkaisua, vaan auttaa sinua hienosäätämään vaatimukset tarpeidesi mukaisiksi. On tärkeää, että toimittaja ymmärtää täysin organisaation tarpeet, koska epätarkat vaatimukset voivat johtaa toimimattomaan ratkaisuun.
Esimerkki: Eräs julkishallinnon asiakas tarvitsi työtilahallintajärjestelmän, mutta heidän alkuperäinen tarjouspyyntönsä oli liian yleinen. Me autoimme heitä tarkentamaan vaatimuksia, esimerkiksi määrittelemällä täsmällisesti, miten käyttäjähallinta ja tietoturva tulee toteuttaa.
2. Toimittajan kokemus ja referenssit
Miksi kokemus erityisesti julkisista hankinnoista on ratkaiseva tekijä?
Pyydä referenssejä julkishallinnosta ja keskustele niiden asiakkaiden kanssa, kysy, miten toimittaja on onnistunut vastaavissa projekteissa. Julkisissa hankinnoissa aikaisempi kokemus vastaavista projekteista auttaa varmistamaan, että toimittajalla on valmiudet täyttää projektin vaatimukset aikataulussa ja budjetissa.
3. Skaalautuvuus ja joustavuus
Kuinka arvioida, vastaako toimittajan ratkaisu organisaationne pitkän aikavälin tarpeisiin?
Kysy, miten toimittajan ratkaisu skaalautuu tulevaisuudessa, kun organisaation tarpeet muuttuvat. Toimittajan tulisi pystyä tarjoamaan konkreettisia esimerkkejä siitä, miten heidän ratkaisunsa ovat kasvaneet asiakkaidensa mukana
Esimerkki: Eräs asiakas aloitti pienen järjestelmän käyttöönotolla, mutta heidän tarpeensa kasvoivat nopeasti. Pystyimme laajentamaan järjestelmän kapasiteettia ja toimintoja, kun organisaatio laajeni uusille alueille.
4. Tukipalvelut ja käyttöönoton tuki
Käyttöönotto on vasta alku – miten valita toimittaja, joka tarjoaa pitkäaikaista tukea?
Kysy, mitä tukipalveluita toimittaja tarjoaa käyttöönoton jälkeen ja miten he varmistavat, että henkilöstösi oppii käyttämään järjestelmää tehokkaasti. Pelkkä järjestelmän käyttöönotto ei riitä. Jatkuva tuki ja käyttäjien koulutus ovat ratkaisevia, jotta järjestelmästä saadaan täysi hyöty pitkällä aikavälillä.
5. Järjestelmän integrointi ja yhteensopivuus
Kuinka varmistaa, että uusi järjestelmä integroituu olemassa oleviin ratkaisuihin?
Kysy, miten järjestelmä voidaan integroida nykyisiin työkaluihin ja IT-ympäristöön. Toimittajan tulisi tarjota konkreettisia suunnitelmia integraatiosta ja yhteensopivuudesta olemassa olevien järjestelmien kanssa.
Esimerkki: Asiakkaalla oli jo käytössä useita eri järjestelmiä, ja uuden ohjelmiston tuli integroitua näihin. Toteutimme tarvittavat rajapinnat ja integraatiot, jotka yhdistivät uudet ja vanhat järjestelmät, varmistaen saumattoman datan kulun.
6. Datan hallinta ja turvallisuus
Julkisen sektorin erityiset vaatimukset tietoturvan ja datan hallinnan suhteen. Mitä ostajan tulee varmistaa liittyen toimittajan tietoturva- ja GDPR-käytänteisiin?
Varmista, että toimittaja noudattaa tietoturvakäytäntöjä, jotka täyttävät julkishallinnon korkeat standardit. Pyydä toimittajaa kuvaamaan tietoturvatoimenpiteet, auditointikäytännöt ja varmistamaan, että he noudattavat GDPR-vaatimuksia.
Esimerkki: Eräälle asiakkaalle tieto siitä, että tarjoamme ratkaisun Suomessa sijaitsevilta palvelimilta ja Katakri-auditoidusta konesalista oli kriittinen tekijä toimittajaa valitessa.
7. Hankinnan kustannusten arviointi ja laadun mittarit
Miten huomioida käyttöönoton, ylläpidon ja jatkuvien palveluiden kustannukset, sekä miten laatua voidaan arvioida?
Pyydä toimittajalta selkeä arvio ohjelmiston kokonaiskustannuksista. Muista ottaa huomioon käyttöönotto, ylläpito, tulevat päivitykset ja mahdolliset lisämoduulit. Hankinnan onnistumisen kannalta on tärkeää asettaa selkeät kriteerit, joissa tasapainotetaan hinta ja laatu. Sinun on harkittava tarkasti, millä perusteilla laatua arvioidaan – painotetaanko esimerkiksi toimittajan kykyä laatia hyvä projektisuunnitelma vai järjestelmän todellista käytettävyyttä ja laatua lopullisessa toimituksessa. Laadun arviointiin tulisi sisällyttää selkeät mittarit, jotka kohdistuvat sekä toteutukseen, että järjestelmän käyttäjäystävällisyyteen.
8. Innovaatio ja tulevaisuuden kehitys
Miten toimittaja panostaa innovaatioon ja järjestelmän jatkuvaan kehitykseen?
Pyydä toimittajaa kertomaan omasta kehitysstrategiasta. Miten he kehittävät järjestelmäänsä tulevaisuudessa ja miten nämä päivitykset tulevat palvelemaan organisaatiosi muuttuvia tarpeita?
9. Riskienhallinta ja varautuminen
Toimittajan kyky hallita riskejä ja toimittaa projekti aikataulussa ja budjetissa.
Kysy, millaisia riskienhallintakäytäntöjä toimittajalla on. Hyvä toimittaja tunnistaa projektin mahdolliset riskit etukäteen ja varautuu niihin. Tämä varmistaa, että projekti etenee aikataulussa ja budjetissa.
10. Yhteistyön jatkuvuus ja pitkäaikainen kumppanuus
Miksi pitkäaikainen kumppanuus on julkisen sektorin hankinnoissa tärkeää?
Pitkäaikainen kumppanuus tuo varmuutta siitä, että toimittaja tarjoaa jatkuvaa tukea ja kehittää ratkaisua tarpeen mukaan myös käyttöönoton jälkeen.
Esimerkki: Kun uusi järjestelmä oli otettu käyttöön, jatkoimme toimittajana läheistä yhteistyötä asiakkaan kanssa tarjoamalla jatkuvaa koulutusta ja ylläpitoa. Tämä auttoi asiakasta hyödyntämään järjestelmän täyden potentiaalin ja parantamaan prosessejaan.
Sopivan toimittajan valinta on monivaiheinen prosessi, joka vaatii huolellista harkintaa. Ota huomioon edellä mainitut tekijät, jotta voit varmistaa, että valitsemasi toimittaja tarjoaa pitkäaikaista arvoa ja luotettavuutta organisaatiollesi.
Lataa ilmainen kiinteistötietojärjestelmän osto-opas
Oletko tekemässä kiinteistötietojärjestelmähankintaa ensimmäistä kertaa
vai kilpailuttamassa uutta? Olemme tehneet sinulle ilmaisen oppaan, jonka tarkoitus on auttaa sinua muodostamaan näkemys organisaatiollesi sopivasta kiinteistötietojärjestelmästä ja listaamaan tarvittavat kriteerit tarjouspyyntöä varten.
Opas toimitetaan sähköpostiisi sen jälkeen kun olet täyttänyt lomakkeen.
Ota yhteyttä
Haluaisitko lisätietoja tuotteistamme ja palveluistamme? Ota yhteyttä asiantuntijaamme keskustellaksesi organisaationne tarpeista ja kuinka voisimme olla apuna sinulle.