Tutkimus: Rakennusyritysten järjestelmäratkaisut eivät tue riittävästi kannattavuuden seurantaa

Rakennusalan yritysten talousvaikeudet ovat johtaneet kysymyksiin siitä, mikä liiketoiminnan johtamisessa on pohjimmiltaan mennyt pieleen. Teettämämme kyselytutkimus paljastaa kaksi kriittisen tärkeää asiaa.

Taloustutkimuksella syksyllä 2023 teettämämme kyselytutkimuksen* mukaan työmaiden ja taloudenpidon kriittiset tiedot saadaan monessa yrityksessä haltuun liian myöhään. Tyypillinen tilanne on, että järjestelmän käyttö on keskittynyt pääasiassa muutamille toimihenkilöille ja rinnalla käytetään useita erilaisia Excel-taulukoita, joita eri henkilöt täyttävät. Harva pystyy seuraamaan automaattisesti asetettujen tavoitteiden toteutumista.

Toisekseen haasteena on päivittäisen toiminnan reaaliaikaisen seurannan puute. Tietoa on hajautetusti eri paikoissa ja se nähdään jälkijättöisesti, jolloin nopea reagointi epäkohtiin on erittäin haasteellista tai jopa mahdotonta:

• näkymä sidottuihin kustannuksiin ja tuottoihin puuttuu
• työmaita seurataan vasta noin puolivälistä eteenpäin
• taloudellisen tilanteen koostaminen ja ymmärtäminen vaatii paljon manuaalista työtä, joka lisää inhimillisen virheen riskiä.

Jatkuva, aktiivinen seuranta vaatisi reaaliaikaista tiedonsaantia, joka auttaisi ennakoimaan tulevaa ja mahdollistaisi haasteisiin reagoinnin riittävän ajoissa. Tämän tulisi myös toteutua ilman erillisiä, manuaalisia tiedonsiirtoja järjestelmästä toiseen.

Reagointikyky, kassanhallinta ja kannattavuus

Keskeinen haaste ajantasaisen tiedon saamisessa on monessa yrityksessä se, että liiketoiminnan kriittistä tietoa pyritään hallitsemaan vanhentuneessa tai puutteellisessa tietojärjestelmässä. Vaikutukset näkyvät tällöin yrityksen kyvyssä reagoida muuttuviin tilanteisiin – kuten suhdannevaihtelut, lisä- ja muutostyöt, materiaalihintojen muutokset – ja sitä kautta niin kassanhallinnassa kuin kannattavuudessakin. Reaaliaikaisen tiedon puuttuessa työmaiden kannattavuus pystytään käytännössä toteamaan vasta jälkikäteen.

Kyselytutkimus vahvisti juuri tämän tuntuman, jonka olemme saaneet käytännön työssämme rakennusalan asiakkaiden kanssa. Suurella osalla kyselymme vastaajista (80 %) on kyllä työmaiden taloudelliseen hallintaan ja hankintoihin tarkoitettu järjestelmä, mutta monelle se tarkoittaa käytännössä edelleen kirjanpitojärjestelmää, jonka toiminnallisuuksia pyritään venyttämään toiminnanohjauksen puolelle.

Niistä yrityksistä, joissa ei erityisesti työmaiden ja hankintojen hallintaan tarkoitettua ohjelmaa käytetä, noin puolessa (56 %) hallinnoidaan tietoja taulukkolaskentaohjelmalla ja toisessa puolessa (44 %) yleisellä ERP:llä, joka ei ole toimialakohtainen juuri rakennusalalle.

Tulos on jokseenkin ristiriitainen rakennusalan toimijoiden toivetilaan nähden. ERP-järjestelmän valinnassa lähes kolme neljästä (74 %) pitää järjestelmätoimittajan toimialaymmärrystä erittäin tärkeänä tekijänä. Asia on tiiviisti liitoksissa myös siihen, että vastaajat pitävät järjestelmätoimittajan tarjoamaa tukea ja koulutusta tärkeänä tai erittäin tärkeänä (89 %).

Tavoitteita asetetaan, mutta seuranta on puutteellista

Myös tavoiteasetantaan liittyvä kokemuspohjainen tuntumamme vahvistui kyselytutkimuksessa. Varsin positiivinen tutkimustulos on sinänsä se, että 93 % vastaajista kertoi yrityksensä asettavan yksittäisille työmaille sekä taloudelliset että aikataululliset tavoitteet. Tämä luo välttämättömän pohjan niin budjetoinnille, kassan- ja ajanhallinnalle kuin kannattavuudellekin.

Kenties yllättävin tutkimuksemme tulos on kuitenkin tämä: vain 13 % vastaajista pystyy todella seuraamaan asetettujen tavoitteiden toteutumista päivän tai viikon tarkkuudella järjestelmän kautta. Lopuissa yrityksissä seurantaa tehtiin esim. seurantapalavereissa ja työmaakokouksissa sekä työmaiden vastuuhenkilöiden raportoinnin kautta.

Keskeisiä kysymyksiä yrityksille ovatkin:

• Pystymmekö koska tahansa tarkistamaan liiketoiminnan senhetkiset sidotut kustannukset?
• Tulevatko lisä- ja muutostyöt varmasti huomioitua kannattavuuslaskennassa jo työmaan aikana, eivätkä vasta jälkikäteen?
• Näemmekö yksittäisten työmaiden ja toisaalta koko liiketoiminnan kannattavuustilanteen yhdestä paikasta, vai vaatiiko se tietojen keruuta ja yhdistelemistä eri lähteistä?
  
  

Lähivuosien trendeissä korostuvat kustannustason nousu, projektihinnoittelu ja materiaalihallinta

Nykytilanteen lisäksi niin asiakkaitamme kuin meitä palveluntarjoajiakin kiinnostaa totta kai tulevaisuus. Kysyimme tutkimuksessamme siksi myös rakennusalan tulevista trendeistä: millä tulevilla trendeillä vastaajat arvelevat olevan kaikkein suurin vaikutus rakennusalalle seuraavien kahden vuoden aikana.

Kaksi vastausvaihtoehtoa nousi vastaajien keskuudessa tasavahvasti yli muiden: nouseva kustannustaso (30 %) sekä projektihinnoittelu ja materiaalinhallinta (30 %). Seuraavaksi eniten vastattiin ilmastonmuutoksen ehkäisyn vaikutukset rakentamiseen (20 %) sekä ammattitaitoisen työvoiman saatavuus (15 %). Oma tulkintani on, että vastauksia värittää väistämättä myös tämänhetkinen ahdinko ja alho. Juuri tällä hetkellä on vaikea nähdä kustannus- ja kannattavuushaasteiden yli.

Matalasuhdannekin loppuu kuitenkin aikanaan, joten on kiinnostavaa nähdä, mikä meitä odottaa seuraavaksi. Niin rakennusalalla kuin millä tahansa muullakin toimialalla on hyvä varautua ei ainoastaan pahojen päivien varalta, vaan myös hyvien.

* Taloustutkimus Oy:llä teettämämme kyselytutkimus toteutettiin syksyllä 2023. Kyselyyn vastasi 46 henkilöä, joista 91 % edusti joko ylintä johtoa, liiketoiminta- ja keskijohtoa tai esihenkilö- ja työnjohtoa. Vastaajista 52 % työskentelee yrityksessä, jonka vuosittainen liikevaihto asettuu 10-49,9 miljoonaan euroon, ja 43 % yrityksissä, joiden liikevaihto ylittää 50 miljoonaa euroa. Vastaajien yrityksistä 67 %:lla pääasiallinen rakentamisen toimiala on perustajaurakointi, 22 %:lla infrarakentaminen ja 11 %:lla korjausrakentaminen.