Riskityömaiden tunnistaminen on nyt kriittisen tärkeää

- kassanhallinnan, ennustettavuuden ja reagointikyvyn haasteiden takana on sama juurisyy.

Silloin kun omalla toimialalla pusketaan vastatuuleen, liiketoiminnan kannattavuus joutuu erityiseen syyniin. Rakennusalalla tilanne on juuri nyt se, että yritysten on hallittava hyvin kurinalaisesti kassavirtaansa, pystyttävä tunnistamaan ja ennustamaan riskialttiita työmaita ja reagoitava haasteisiin ajoissa. Mutta miksi tässä ei ole kaikissa tilanteissa onnistuttu? Millä keinoin alalla voitaisiin kehittyä näissä tavoitteissa parempaan suuntaan?

Avain löytyy oikea-aikaisesta tiedonsaannista

Kuten kaikessa liiketoiminnassa, myös rakennusalan yrityksissä ykköstavoite on tietysti selvä: liiketoiminnan on oltava kannattavaa. Rakennusalalla tämä tarkoittaa mm. sitä, että on kriittisen tärkeää tunnistaa ajoissa työmaat, joilla on riski päätyä kannattamattomiksi.

Nykytilanne on pakottanut alan yrityksiä avaamaan ja analysoimaan aiempaa tarkemmin kulurakennettaan, hankintapolitiikkaansa, kassavirtaansa ja ylipäätään reagointikykyään muuttuvissa suhdanteissa. Yksi merkittävä haaste on usein se, että tieto työmaan kannattavuudesta saadaan vasta liian myöhään. Jos kannattavuus tai kannattamattomuus todetaan vasta jälkikäteen kirjanpidosta, ollaan auttamatta myöhässä. Kriittisen tärkeä tavoite on pystyä vaikuttamaan hankintoihin, työvoiman käyttöön ja rahoitukseen nimenomaan ennakoiden.

Kassanhallinnan, ennustettavuuden ja reagointikyvyn haasteiden takana onkin käytännössä sama juurisyy: yrityksiltä puuttuu reaaliaikainen tieto työmaan ja toisaalta kassan tilanteesta. Liian moni toimii edelleen mutu-tuntuman ja vaikeasti hallittavien Excel-laskelmaviritelmien varassa.

Mistä johtuu hankkeen huono ennustettavuus?

Yhteistyömme satojen rakennusalan toimijoiden kumppanina on opettanut, että ainoa tie varmuudella hallittavaan, tilanteen mukaan joustavaan ja aina kannattavana pysyvään liiketoimintaan kulkee systematiikan kautta.

Systematiikkaan pääseminen taas vaatii alkuun työtä ja pohdintaa, uusia prosesseja ja tottumuksia sekä myös henkilöstön motivointia. Vanhoista tavoista luopuminen ei ole aina helppoa, mutta vastineeksi tarjolla on kullanarvoisia etuja: liiketoiminnan hallittu johtaminen, kyky reagoida muuttuviin tilanteisiin sekä kannattavuuden luotettava ennustaminen ja varmistaminen.

Vanhakantaisessa toimintamallissa kassanhallintaa, ennustettavuutta ja reagointikykyä voivat nakertaa hyvin monenlaiset asiat. Siksi myös kyvyttömyys tunnistaa riskityömaita voi johtua monesta eri syystä:

1. Työmaalle ei ole laadittu selkeää budjettia – eli tavoitetta – joka loisi pohjan toteuman vertailulle ja työmaan ennustamiselle.
2. Työmaata ei ole jaettu ennusteen päivittämisen kannalta mielekkäisiin litteroihin eli osakokonaisuuksiin.
3. Työmaan aikana tehdyt tuotannolliset muutokset eivät päivity ennusteeseen esimerkiksi silloin kun:

• • alun perin omana työnä tehtäväksi suunnitellut työt ostetaankin alihankintana
  • työmaan aikana sovitaan lisätöistä tai
  • hankintoja koskevia tietoja (mitä on hankittu ja millä hinnalla) ei päivitetä ennusteeseen.

4. Toteutuneet kustannukset eivät kohdistu työmaalle oikein. Tällöin litteran valmiusasteen määrittely ja sitä kautta litteran ennustaminen on hankalaa.
5. Käytössä oleva tieto laahaa ajallisesti perässä. Tyypillistä on esimerkiksi se, että käytettävissä on ainoastaan kirjanpidon tiedot, jotka tulevat aina pienellä tai isommalla viiveellä.
6. Käytössä ei ole työkalua, jolla pystyttäisiin arvioimaan kokonaisennusteen jakautuminen työmaan keston ajalle (jaksotettu ennuste).
7. Ennusteissa ja työmaan hallinnassa käytettävät prosessit ja työkalut eivät tue aidosti yrityksen käytänteitä tai ne ovat muutoin hankalia käyttää. Tällöin ennuste tai sen päivitys jää helposti tekemättä ja eletään mutu-tuntuman varassa.

Hyviä ja huonoja uutisia

Edellisen pohjalta voidaan tiivistää lyhyesti tietyt lainalaisuudet:

• Ennustettavuuden haasteet juontavat juurensa puutteelliseen tai pirstaloituneeseen dataan.
• Kassanhallinnan ja reagointikyvyn haasteet johtuvat puolestaan huonosta ennustettavuudesta.
• Lopputuloksena yrityksen on mahdotonta tunnistaa riskityömaat ja vaikuttaa niiden kannattavuuteen.

Kassanhallinnan, ennustettavuuden ja reagointikyvyn haasteiden kanssa painiville yrityksille on sekä hyviä että huonoja uutisia.

Huono (muttei kenties kovin yllättävä) uutinen on se, että matka mutu-tuntumasta todennettuun tietoon ei taitu sormia napsauttamalla. Se vaatii nykymallin purkamista ja analysointia, tavoitetilan määrittämistä sekä uusien prosessien ja tottumusten sisäänajoa. Tärkeää on myös motivoida henkilöstö muutokseen ja kertoi heille, mitä hyvää uudistuksesta seuraa – sekä jokaisen omaan työhön että yritykselle kokonaisuutena.

Hyvä, ellei jopa erinomainen uutinen on se, että horisontissa siintelevä palkinto on kestävän liiketoiminnan kannalta varsin merkittävä. Kun budjetin ja toteuman välistä suhdetta voidaan tarkastella koska tahansa ja tehdä työmaalla sen pohjalta tarvittavia kurssinmuutoksia, toiminnan kannattavuus tai kannattamattomuus ei pääse koskaan tulemaan yllätyksenä. Se tiedetään ennalta, ja siihen voidaan matkan varrella myös aktiivisesti vaikuttaa.